存證信函可以有「作為證據」與「告知」兩種用途,在遇到債務人欠錢不還的時候,寄發存證信函是一個很常見的行為。讓金貝殼用一篇文章,完整且白話地告訴你存證信函是什麼?存證信函要怎麼寫?更提供存證信函的範本給您參考!

存證信函怎麼寫?


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存證信函是什麼?


所謂「存證信函」,就是「郵局存證信函」的簡稱,依郵政規則第 99 條第 1 項 規定:「各類國內掛號信函交寄時,以內容完全相同的副本留存由郵局備作證據者,為存證信函」。所以,存證信函一定是掛號信函,且限定於國內信函,得寄至國內任何郵遞通達的地方,如果收件人在國外,是無法向外國寄發存證信函的喔!

無法將存證信函寄到國外喔

存證信函功能是什麼?


由於法律將人類的意思表示分成「對話」與「非對話」兩種,一般人在傳達自己的意思時,可透過對話的方式來表達,例如面對面或打電話向對方表示要借錢,但如果日後面臨訴訟,就會需要提出證據來證明您有做出某一個意思的情況,這時候用「對話」方式常會發生口說無憑的窘境,因此「非對話」就時常成為首選的表達方式。

非對話意思表示與存證信函?

所謂「非對話」通常是以書面或信函表示,不過因為書面或一般信函的內容究竟為何以及其送達時間,並無第三人可證明,而書面或信函的收件人有可能謊稱並未收到或者不知情,因此使用非對話為意思表示時,並不建議使用普通書面或一般信函,應使用存證信函,也就是透過郵局存證一份內容完全相同的副本,作為寄送以及內容的證明之用。

日後如果有任何爭議或訴訟時,便可以存證信函做為證據,藉以證明我方(寄件人)確實有把想要通知的事項及內容告知對方(收件人),同時也可以證明寄件人何時發信、收件人何時收受,對時間上的證明相當明確而無法輕易撼動。

綜上所述,可知存證信函最主要的功能,就是「告知」(包括一般告知、催告、契約的解除、確定遵守時效等等)以及「證據保存」(作為證明之用)


存證信函怎麼寫?一定要知道的4大寫存證信函步驟!

怎麼寫呢


基本上把握幾個要領:

  1. 把「事實」經過具體點出:
    例如對方在什麼時候跟自己借多少錢,有沒有簽訂什麼文書,或者約定好在什麼時候還錢,以及對方從什麼候開始就沒有還錢,或者什麼時候開始就沒有回應等事情經過。

  2. 自己的「訴求」也要寫出來:
    因為存證信函就是要用來向收文者傳達自己的想法,要求收文者為一定作為或者不作為,所以通常會在函到幾天內要求對方做什麼事,例如函到七日內聯絡自己並清償欠款。

  3. 不要寫出「不利」自己的事:
    由於存證信函的內容未來可能會當作訴訟上法官認定案情的參考,所以不要出現以下情況,例如流於情緒性的攻訐、謾罵,甚或出現恐嚇的字眼,甚至將不利的事實透露予對方知悉,或承認不利的內容,否則不利之後訴訟的進行。

  4. 向對方下達最後「通牒」:
    藉此警告對方,若沒有在上述期限內達到函文內容要求的話,就會追究對方的法律責任,絕不寬貸。

如果想要更完整且有保障的存證信函,還是建議可以考慮委由金貝殼的律師來撰寫!


終於寫完存證信函了,那存證信函怎麼寄?

  1. 如果存證信函只有一位收件人,寫好存證信函後,請準備一式三份(單面列印),在第一頁右上角寄件人名字處簽名或蓋章,另在每頁騎縫處蓋章(三份都是),如果收件人較多,則每增加一人就多印一份。然後準備信封(先不要放進去)

  2. 攜至任何一個郵局的郵件處理櫃台,向郵局承辦人員表示要寄存證信函,郵局人員會核對三份存證信函的內容是否都相同,確認完成後,就會在上面用印、寄出,寄件人則取得一份留存的存證信函正本,另外信封上也請記得貼上掛號回執,這樣才知道什麼時候寄到對方、由誰簽收。

  3. 接著等待消息,寄出後就須等待掛號回執,或對方有無回訊,但如果等了超過一週都沒下文,則可以投遞不成功或正在郵局招領中,而對方收到存證信函,但卻未任何回覆時,則仍須透過民事訴訟途徑爭取權益了,存證信函寄出後,郵局的工作就已經完成了,所以如果您沒有任何動作,權益仍然是會喪失的喔!

怎麼寄存證信函呢~

當對方對於存證信函內容有爭議時?

存證信函郵局會保存三年,在三年內可繳納費用後,向郵局申請留存的副本,主要是對方爭執存證信函內容時,透過郵局留存的副本加以證明。


存證信函費用多少?

存證信函的費用比一般掛號信要貴,但仍是一般人都可負擔的範圍,除非內容很多,否則都大概2、300元左右(首頁每張50元、之後每張30元,再加計郵資)。

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